事業再生コンサルコラム　2022年5月23日号

事業再生コンサルのコラム、今回は電子契約は使えるの？という内容です。

最近、大手企業を中心に導入が進んでいる様子の電子契約サービス。

サービス業者としては、TVCMなどでよく聞くクラウドサインやGMOサインなどが有名どころでしょうか。

また世はDX、DXと猫も杓子も申している状態でありますから、「うちでも契約書のDXに取り組むか！」と思っている社長さんも多いことでしょう。

確かに便利な電子契約ですが、これが一体なんなのか、実際のところよく知らない、という方も少なからずおられるだろうと思います。（調べればわかる話ですが、経営者さんは何せ時間がない）

そこで、電子契約の内容と特徴、中小企業への向き不向きなどをお話ししていこうと思います。

まず、電子契約サービスですが、なにが電子なのかといいいますと、契約書です。

契約書は、書面（紙）を作成して、署名（記名）と捺印（押印）をし、お互い書面内容に合意したことを証します。

これを紙ではなく、電子ファイル（ＰＤＦとかありますよね？ああいう類のものです）にする、つまり電子化されるわけです。

電子化されると、ネット上でやり取りすることが可能となり、いちいち郵送して戻して、などということをせずに済みます。（送料が浮く）

さらに、紙ではないので、印紙税もかかりません。取引基本契約などはは印紙税4千円ですから、これがかからないのはうれしいですね。

一方、紙でなくなるわけですから、「署名」や「捺印」も電子化していなければ契約書として成立しません。では、署名と捺印をどう電子化しているかというと、

・「電子署名」と「タイムスタンプ」

になります。この技術を以て各社サービスを展開していることになります。

サービスの格好は皆同様なので、各社の違いは、費用と付帯サービス（書面管理や社内承認システムなど）といったところです。

費用面ではかなりお安いところ（無料）からそこそこする（10万円オーバー）ものまで、揃っていますが、承認管理までしようとすると松竹梅の松を選ばないと設定されていないことがほとんどです。

なので、法人として使おうとすると、月々10万円くらいはかかることを念頭に置いておかなければなりません。

そうです、そこそこかかりますね。

契約関係の印紙代と郵送料で月10万円というと、継続的取引基本契約で月20件（＠5000円）、年間240件の新規契約がないとペイしません。

管理面でも月に10件程度でしたら、紙で管理していてもそれほど負担はないでしょう。10件でもできない場合は、たぶん電子化しても管理できないので、その点は検討材料に入れずも大丈夫です。

従前の紙の契約書と電子契約ですが、リスク対応の面やスピード感等で違いを見ていきましょう。

１．無断で契約締結リスク

（紙）作成者と押印者を分けることで、表見代理行為を防ぐことができる

（電）承認プロセスが含まれたシステムでないと防げない

→承認システム入れれば電子でも

２．スピード感

（紙）PDFで送付し押印、取り急ぎ押印書面をPDF返信、原紙郵送でも十分足りる。

（電）電子署名はスピーディー。メールでのやりとりのため、時間短縮可能。

→電子に分もそんなに急ぐ必要は？

３．管理面

（紙）量が増えると置き場に困る。置き場の管理コスト。PDF化すれば電子同様の管理可能。

（電）データ書面のため、モノ管理ない。税務資料等紙での保管義務あるものもある。電子化できない契約もある。サイバー攻撃リスク。

→量があれば電子有利

４．運用面

（紙）手書きでハンコと誰でも対応可能

（電）PC取り扱いが不慣れな人には電子契約は扱いにくくむしろ手間

→相手方のデジタルリテラシーによる

５．費用面

（紙）印紙代負担あり、郵送料要

（電）印紙税が掛からない。サービス料金はスタンダードプランで月1万円、1送信200円と安価だが、管理機能あり、承認権限を付与するプランは月10万円とそこそこの費用

→印紙代は電子だと不要だが、量ないとペイしない

いかがでしょうか？

電子契約自体はよいものなのですが、費用面を考慮すると、効果的に使える会社は限定されるかもしれませんね。

先日電子契約サービス提供会社の方と話をする機会があったのですが、彼曰く、月20件は契約がないとあまり意味がないかも、100件くらいあれば、コストの面（印紙代の削減と利用料の）や管理面でプラスが大きいのではないでしょうか、とのことでした。

（私も同意見）

中小企業でも、毎月の契約が多いような業種は使えるサービスと思いますが、相手方のデジタル環境も要するので、一般消費者相手やデジタルが得でない方が取引先で多い会社さんは、費用だけかかってあまりプラスに働かないと思います。

自社の契約数量や相手先の属性を鑑みて、導入は検討していきたいですね。

以上、電子契約のお話しでした。

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